PRIVACYVERKLARING STICHTING LANDELIJK NOTARIEEL STUDENTEN CONGRES GRONINGEN 

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Stichting Landelijk Notarieel Studentencongres Groningen (vanaf: Stichting LNSC). Stichting LNSC respecteert uw privacy en zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving worden verwerkt. Met deze privacyverklaring informeert Stichting LNSC u welke persoonsgegevens er worden verzameld en voor welke doeleinden, en op welke grondslagen dat gebeurt, hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt, welke rechten u heeft als uw persoonsgegevens worden verwerkt en waar u met vragen of verzoeken over uw privacy terecht kunt.

PERSOONSGEGEVENS

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Verwerking van persoonsgegevens

Stichting LNSC verwerkt de volgende persoonsgegevens van u: voor- en achternaam, straatnaam + huisnummer, postcode, woonplaats, geboortedatum, e-mailadres, aan welke universiteit u studeert/doceert, en in welk studiejaar u zit.

Doelen van verwerking

Stichting LNSC verwerkt uw persoonsgegevens voor de navolgende redenen:

  1. Het registreren van uw deelname aan het Landelijk Notarieel Studenten Congres Groningen;
  2. om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen;
  3. om u documenten toe te sturen met betrekking tot het Landelijk Notarieel Studenten Congres Groningen.

Uw persoonsgegevens zullen niet zonder uw toestemming verder worden verwerkt voor een doel dat daarmee niet verenigbaar is.

Grondslag voor de verwerking

Stichting LNSC verwerkt uw persoonsgegevens op basis van één van de navolgende grondslagen:

  1. a) u hebt toestemming gegeven voor deze verwerking van uw persoonsgegevens;
  2. b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te treffen;
  3. c) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van ons of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot de bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen.

Verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens geschiedt alleen indien aan de daarvoor specifiek in de wet genoemde voorwaarden is voldaan, of indien er sprake is van een van de in de geldende wet- en regelgeving genoemde uitzonderingsgronden.

FOTO- EN FILMMATERIAAL  

Op het Landelijk Notarieel Studenten Congres Groningen (d.d. 5 maart 2020) zullen door een professionele partij foto’s en filmmateriaal gemaakt worden.

Verwerking foto’s

De gemaakte foto’s zullen gedurende de dag zelf en na afloop van de dag verschijnen op de website (www.lnsc.nl) en verschillende sociale medekanalen (Facebook, Instagram, Snapchat en dergelijke). Uw naam zal nimmer bij de foto verschijnen. U heeft zelf wel de keuze aan te geven dat u de persoon bent die op deze foto staat.

Verwerking film

Gedurende het Landelijk Notarieel Studenten Congres Groningen wordt een film van de dag gemaakt. Deze film zal na afloop van het congres getoond worden op de website (www.lnsc.nl) en op sociale mediakanalen (Facebook, Instagram, Snapchat en dergelijke).

Toestemming

U heeft de keuze om niet akkoord te gaan met de verwerking van film en fotomateriaal waar u herkenbaar op staat. Dit kunt u doen door op de pagina ‘kaartverkoop’ aan te geven hier niet mee akkoord te gaan. Dit wordt altijd gehonoreerd.

VERDERE VERWERKING

Uitwisseling met derden

Het kan voorkomen dat Stichting LNSC uw gegevens in het kader van de uitvoering van haar taken deelt met bij de transacties betrokken derden buiten de Stichting LNSC. Verder is het mogelijk om gedurende de dag foto’s te laten maken door een derde. Deze gegevens worden alleen voor zover strikt noodzakelijk verwerkt. U heeft te allen tijde zelf de keuze om dergelijke foto’s te maken.

Als Stichting LNSC uw gegevens deelt met een derde die de gegevens in opdracht van Stichting LNSC verwerkt, dan sluiten wij met die derde een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de eisen van de geldende privacy wet- en regelgeving.

Stichting LNSC verstrekt geen persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken, tenzij dat nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of u daarvoor toestemming heeft verleend.

Bewaartermijn

Uw gegevens worden maximaal tot 1 mei 2020 bewaard.

Beveiliging van persoonsgegevens

Stichting LNSC neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verkrijging. Maatregelen die in dat kader zoveel mogelijk worden toegepast zijn o.a. versleuteling van persoonsgegevens en behandeling van persoonsgegevens als zijnde vertrouwelijk.

UW RECHTEN

Stichting LNSC respecteert de rechten die u op grond van de geldende wet- en regelgeving heeft. Hieronder informeren wij u over deze rechten en de wijze waarop u er een beroep op kunt doen.

Inzagerecht

U heeft het recht om in te zien welke persoonsgegevens en foto-/filmmateriaal Stichting LNSC van u verwerkt.

Correctie- en verwijderingsrecht;

U heeft onder omstandigheden het recht uw persoonsgegevens te laten wijzigen of verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. U heeft altijd het recht foto/filmmateriaal te laten verwijderen.

Recht van bezwaar

Als wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang of een taak van algemeen belang, hebt u het recht daar bezwaar tegen te maken.

Als u bezwaar maakt tegen vormen van verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij nagaan of we aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Als het door u gestelde belang zwaarder weegt dan het belang dat wij hebben bij de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens, zullen wij stoppen met de verwerking van deze gegevens. Als wij menen een zwaarder wegend gerechtvaardigd belang te hebben bij het voortzetten van de verwerking van de persoonsgegeven, zullen we dat toelichten. Bezwaar tegen gemaakt foto’s of filmmateriaal worden altijd gehonoreerd.

Recht op beperking

U heeft onder omstandigheden ook recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt in dat Stichting LNSC de verwerking van uw gegevens tijdelijk “bevriest”. U kunt dit recht inroepen in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek, als de gegevens verwijderd zouden moeten worden omdat de verwerking onrechtmatig is maar u in plaats van verwijdering vraagt om verwerking van de gegevens te beperken, indien Stichting LNSC de gegevens niet langer nodig heeft terwijl u de gegevens nog wel nodig heeft voor (de voorbereiding op) een rechtszaak of in afwachting van de beoordeling van een bezwaar.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Als wij persoonsgegevens van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst, hebt u ten aanzien van die gegevens het recht om deze door u digitaal verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Intrekken van toestemming

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, heeft u veelal het recht om uw toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan ogenblikkelijk staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.

Uitoefening van de hiervoor genoemde rechten

Indien u uitvoering wenst te geven aan een van de hiervoor genoemde rechten, kunt u zich wenden tot de Functionaris Gegevensbescherming van Stichting Landelijk Notarieel Studenten Congres door een e-mail te sturen naar info@lnsc.nl, onder vermelding van Privacyverantwoordelijke.

Stichting Landelijk Notarieel Studentencongres brengt u voor het uitoefenen van uw hiervoor genoemde rechten, behoudens misbruik, geen kosten in rekening.

Termijnen

Wij zullen in beginsel binnen een week reageren op uw verzoek. Mocht de beantwoording van uw vraag of verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen een week informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot maximaal een maand.

Identificatie

Wij kunnen bij alle verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens of de wijze waarop die persoonsgegevens door ons worden verwerkt. Om de afhandeling van uw verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, verzoeken we u dan ook uw identiteitsbewijs te tonen.

Individuele afweging bij ieder verzoek

We wijzen u er op dat het de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek individueel beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken.

TOEZICHT

Stichting LNSC heeft een privacyverantwoordelijke. Dit is de contactpersoon voor vragen die over privacy gaan. U kunt deze contactpersoon bereiken door een e-mail te sturen naar info@lnsc.nl, onder vermelding van privacyverantwoordelijke.

Toezichthouder

Op grond van de privacy wet- en regelgeving kunt u klachten ook indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Extra opmerking:

Met betrekking tot persoonsgegevens (naam etc.) is het voldoende als de deelnemer aangeeft de mogelijkheid te hebben gehad kennis te nemen van de privacyvoorwaarden en met betrekking tot het (herkenbaar) in beeld zijn van foto’s en video’s dient expliciet toestemming gegeven te worden.